jakie dokumenty przy zatrudnieniu pierwszego pracownika

Pierwszy pracownik w małej firmie? Te dokumenty przygotuj przed zatrudnieniem!

Jakie dokumenty przy zatrudnieniu pierwszego pracownika? Zacznij od dobrej kolejności

Masz kandydata, ustaloną pensję i datę rozpoczęcia pracy. Teraz pojawia się pytanie: jakie dokumenty przy zatrudnieniu pierwszego pracownika przygotować, żeby w dniu startu nie zabrakło umowy, badań albo szkolenia? Najprościej rozdzielić sprawy na trzy etapy: przed dopuszczeniem do pracy, w pierwszym dniu i po zatrudnieniu.

Ta checklista dotyczy przede wszystkim umowy o pracę w małej firmie. Prowadzi przez dokumenty kadrowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), podatek dochodowy (PIT), bezpieczeństwo i higienę pracy (BHP) oraz ochronę danych. Spójrzmy prawdzie w oczy: pierwsze zatrudnienie jest łatwiejsze, gdy nie próbujesz załatwić wszystkiego jednego ranka.

1. Najpierw ustal, kogo i na jakich zasadach zatrudniasz

Umowa o pracę, zlecenie czy B2B? Nazwa nie rozstrzyga

Jeśli wyznaczasz godziny i miejsce pracy, kierujesz zadaniami, a osoba wykonuje je osobiście i za wynagrodzeniem, sprawdź, czy właściwa jest umowa o pracę. Daje ona pracownikowi m.in. prawo do urlopu i ochronę wynikającą z Kodeksu pracy. Nie można jej zastąpić zleceniem tylko dlatego, że dokumentów byłoby mniej.

Przy zleceniu potrzebujesz umowy i danych do ustalenia obowiązków podatkowych oraz składek; znaczenie mają m.in. inne tytuły do ubezpieczeń zleceniobiorcy. Umowa o dzieło dotyczy konkretnego rezultatu, a nie bieżącej pracy pod Twoim nadzorem. Co do zasady zawarcie takiej umowy zgłasza się do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni, z ustawowymi wyjątkami.

Przy B2B zawierasz kontrakt z przedsiębiorcą. Sprawdź jego wpis w CEIDG lub KRS, dane do faktury i zasady odpowiedzialności. Sam wpis w CEIDG nie zmienia jednak podporządkowanej pracy w niezależną usługę.

Sprawdź firmę i prawo kandydata do pracy

Przed przygotowaniem umowy zweryfikuj nazwę firmy, adres, NIP i dane reprezentacji w CEIDG albo KRS. Dzięki temu te same dane trafią do umowy, dokumentów ZUS i rozliczeń płacowych. Jeśli zatrudniasz cudzoziemca, sprawdź osobno legalność pobytu i prawo do pracy na danym stanowisku. Potrzebne dokumenty zależą od obywatelstwa i sytuacji tej osoby; sam paszport nie zawsze wystarczy.

2. Przygotuj teczkę przed pierwszym dniem pracy

Umowa i opis stanowiska: dwa dokumenty, które porządkują współpracę

Umowa o pracę powinna wskazywać strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie ze składnikami, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Podpisz ją przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeśli nie zawierasz umowy na piśmie, przed rozpoczęciem pracy musisz pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące jej stron, rodzaju i warunków.

Dodaj zwięzły zakres obowiązków. Dla osoby obsługującej sklep internetowy może on obejmować przyjmowanie zamówień, kontakt z klientami i aktualizację ofert. To praktyczniejsze niż ogólne „wykonywanie poleceń przełożonego”. Osobno rozważ poufność lub zakaz konkurencji – ten drugi wymaga odpowiedniej umowy, a zakaz obowiązujący po ustaniu zatrudnienia także odszkodowania.

Zbierz dane, ale nie proś o wszystko „na wszelki wypadek”

Przygotuj formularz danych niezbędnych do zatrudnienia oraz klauzulę informacyjną RODO. Poproś o numer PESEL, a gdy go nie nadano – o wymagane dane dokumentu tożsamości. Dokument tożsamości możesz zweryfikować; nie kopiuj go rutynowo bez podstawy prawnej. Do ustalenia uprawnień mogą być potrzebne świadectwa pracy, dyplomy lub uprawnienia zawodowe.

Przygotuj też miejsce na numer rachunku do wypłaty wynagrodzenia; pracownik może złożyć wniosek o wypłatę do rąk własnych. PIT-2 zbierz, jeśli chce złożyć oświadczenia wpływające na obliczanie zaliczek. Orzeczenie o niepełnosprawności uwzględniaj wtedy, gdy pracownik je przedstawia w celu skorzystania z uprawnień. Nie wymagaj ogólnej „zgody na RODO” dla danych, które przetwarzasz na podstawie przepisów.

Załóż akta osobowe i przygotuj ewidencję

Akta osobowe obejmują części A-E, przeznaczone dla różnych kategorii dokumentów – od rekrutacji i zatrudnienia po zakończenie pracy oraz szczególne przypadki przewidziane przepisami. Przygotuj także ewidencję czasu pracy i dokumentację płacową. To na ich podstawie rozliczysz godziny, urlopy i wynagrodzenie, zamiast odtwarzać je później z kalendarza.

3. Bez badań i BHP nie zaczynaj pracy

Wystaw skierowanie na badania wstępne

W skierowaniu opisz stanowisko i występujące na nim czynniki szkodliwe lub warunki uciążliwe. Lekarz medycyny pracy oceni zdolność do pracy właśnie w tych warunkach. Co do zasady pracownik musi mieć aktualne orzeczenie przed dopuszczeniem do pracy; przewidziano wyjątki, m.in. przy niektórych ponownych zatrudnieniach. Badania organizujesz na swój koszt, a orzeczenie przechowujesz w dokumentacji pracowniczej z ograniczonym dostępem.

Udokumentuj szkolenie, nie tylko rozmowę przy biurku

Przed rozpoczęciem pracy zorganizuj wymagane szkolenie wstępne BHP: instruktaż ogólny oraz stanowiskowy, stosownie do rodzaju pracy. Potwierdzenie trafia do dokumentacji. Pokazanie nowej osobie ekspresu do kawy i wyjścia ewakuacyjnego jest miłe, ale nie zastępuje instruktażu.

Jeśli nie masz doświadczenia w tych obowiązkach, skorzystaj z obsługi BHP i medycyny pracy. Ustal terminy wcześniej – brak orzeczenia w poniedziałek oznacza, że zaplanowana na poniedziałek praca nie może się rozpocząć.

4. Po podpisaniu umowy pilnuj ZUS, podatków i zasad w firmie

Zgłoś pracownika do ZUS w ciągu 7 dni

Pracownika zgłaszasz do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA, co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń. Formularz ZUS ZZA dotyczy zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego – nie jest standardowym formularzem dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę.

Sprawdź też swój status płatnika składek w ZUS. Przy jednoosobowej działalności dane z CEIDG są przekazywane do ZUS, ale pierwsze zatrudnienie wymaga zgłoszenia pracownika i rozliczania za niego składek. Nie zakładaj, że sam wpis firmy załatwił tę część pracy.

Ustaw listę płac i terminy PIT

Od pierwszej wypłaty obliczasz wynagrodzenie, potrącasz składki i zaliczkę na PIT oraz przygotowujesz dokumenty rozliczeniowe ZUS. Przyda się stały wzór listy płac i kalendarz terminów. Po zakończeniu roku wystawiasz PIT-11: do urzędu skarbowego przekazujesz go co do zasady do końca stycznia, a pracownikowi do końca lutego następnego roku.

Przekaż informacje o zatrudnieniu i ustal proste procedury

Pracownik powinien otrzymać wymagane informacje o warunkach zatrudnienia, m.in. o normach czasu pracy, odpoczynku i urlopie. Większość tych informacji przekazuje się najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Jeśli w firmie nie ma regulaminu pracy, część zasad trzeba podać właśnie w informacji dla pracownika.

Przy pierwszej osobie nie musisz automatycznie tworzyć regulaminu pracy ani wynagradzania. Obowiązek ich wprowadzenia zależy m.in. od liczby zatrudnionych i, przy mniejszej załodze, od wniosku organizacji związkowej. Ustal jednak od razu, jak pracownik zgłasza urlop, jak zapisujesz czas pracy i kto ma dostęp do danych kadrowych. Jeśli stosujesz monitoring, sprawdź dodatkowe obowiązki informacyjne.

5. Rozpisz formalności na trzy terminy

Przed startem, w pierwszym dniu, w pierwszym miesiącu

  • Przed pierwszym dniem: sprawdź podstawę zatrudnienia i dane firmy, przygotuj umowę, zakres obowiązków oraz skierowanie na badania. Zbierz tylko potrzebne dokumenty od kandydata.
  • Przed dopuszczeniem do pracy: dopilnuj pisemnej umowy lub potwierdzenia jej warunków, aktualnego orzeczenia lekarskiego i wymaganego szkolenia BHP.
  • Do 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń: wyślij zgłoszenie ZUS ZUA. W odpowiednim terminie przekaż też informację o warunkach zatrudnienia.
  • W kolejnych tygodniach: prowadź ewidencję czasu pracy, nalicz pierwszą wypłatę i rozlicz składki oraz podatek. Sprawdź terminy dalszych szkoleń BHP właściwe dla stanowiska – nie zakładaj, że każde trzeba zamknąć w 30 dni.

Najdroższy błąd? Zostawienie wszystkiego na dzień rozpoczęcia

Niekompletna umowa wymaga poprawy. Spóźnione zgłoszenie do ZUS wymaga wyjaśnienia. Brak badań wstępnych albo szkolenia BHP oznacza natomiast, że nie możesz po prostu posadzić nowej osoby przy stanowisku i „nadrobić papierów później”.

Gdy sprawdzasz, jakie dokumenty przy zatrudnieniu pierwszego pracownika są Ci potrzebne, korzystaj z aktualnych formularzy na zus.pl, informacji na gov.pl oraz materiałów Państwowej Inspekcji Pracy na pip.gov.pl. Kadry lub księgowa mogą przejąć rozliczenia, ale terminy nadal powinny być widoczne w Twoim kalendarzu. Taka prosta checklista daje Ci najważniejszą rzecz na start: pewność, że nowa osoba może bezpiecznie rozpocząć pracę, a firma działa zgodnie z przepisami.

Skontaktuj się z nami!
Skontaktuj się z nami!