Wiele firm, zwłaszcza małych i średnich, korzysta z samochodu firmowego. Pojawia się wtedy pytanie, jak rozliczyć samochód w kosztach firmy i jak wykorzystać odliczenie samochodu od podatku. W poradniku wyjaśniamy, na czym polega odliczenie samochodu w firmie i jak dokumentować wydatki. Omówimy m.in. zasady amortyzacji auta, koszty paliwa, leasingu czy ubezpieczenia. Specjalne przepisy pozwalają odliczyć 50% VAT od wydatków na auto (przy mieszanym wykorzystywaniu) lub 100% tylko, gdy pojazd jest wyłącznie firmowy. Biuro Rachunkowe Tax ProVision Sp. z o.o., podaje praktyczne wskazówki pozwalające optymalnie wykorzystać dostępne możliwości.
Różnice w podatku dochodowym i VAT – co trzeba wiedzieć
Podatnicy często mylą zasady obowiązujące w podatku dochodowym z tymi w VAT. Tymczasem różnice są istotne.
- W podatku dochodowym odliczamy amortyzację, raty leasingowe, ubezpieczenie czy koszty eksploatacyjne – ale z uwzględnieniem limitów (150 tys. zł, 225 tys. zł dla elektryków, a od 2026 r. 100 tys. zł).
- W VAT działa zasada 50% lub 100% odliczenia, uzależniona od sposobu użytkowania auta. Limit wartości 150 tys. zł dotyczy także VAT, ale działa inaczej – powyżej tej wartości odliczamy tylko 50%.
Przykład: przedsiębiorca kupuje samochód za 180 000 zł brutto.
- W PIT kosztem będzie tylko 150 000 zł wartości auta, reszta „wypada” z kosztów.
- W VAT firma może odliczyć tylko połowę VAT z faktury, bo wartość auta przekracza 150 000 zł – to właśnie ograniczenie znane jako odliczenie vat od samochodu powyżej 150 tys.
Takie różnice powodują, że optymalizacja podatkowa wymaga analizy obu systemów równolegle. Jeżeli jesteś podatnikiem rozliczającym się na zasadach KPiR lub nie chcesz sam rozliczać PITu, sprawdź cennik tych usług w naszym biurze.
Odliczanie samochodu w firmie – KUP
Samochód firmowy może być traktowany jako środek trwały przedsiębiorstwa, a wydatki z nim związane – jako koszty uzyskania przychodu. Wydatki eksploatacyjne (paliwo, przeglądy, naprawy, ubezpieczenia) uwzględniamy w KPiR, jednakże przy mieszanemu użytkowaniu auta tylko w 75% ich wartości. Gdy pojazd jest używany wyłącznie służbowo, firma może ująć te wydatki w 100%. Dowiedz się więcej o kosztach uzyskania przychodu.
Przedsiębiorcy pytają też o odliczenie amortyzacji samochodu. Zgodnie z ustawą auta amortyzuje się stawką 20% rocznie, co obniża podstawę opodatkowania. Odpis amortyzacyjny jest jednak ograniczony limitem wartości auta. Obecnie limitem amortyzacji dla samochodu osobowego jest 150 000 zł (225 000 zł dla auta elektrycznego). Ta kwota odliczenia na samochód oznacza, że nadwyżkę ponad limit rozlicza się proporcjonalnie. Np. przy zakupie auta za 200 tys. zł do kosztów zaliczamy tylko 75% jego wartości (stosunek 150/200). Podsumowując, odliczenie samochodu w podatku dochodowym oznacza uwzględnienie amortyzacji w ramach limitu oraz proporcjonalne księgowanie wydatków eksploatacyjnych pojazdu. Na przykład, odliczanie samochodu w firmie jest łatwiejsze, gdy auto jest używane tylko służbowo, bo firma może wtedy skorzystać z wyższych odpisów.
Sprawdź jak nie popełnić błędu w KUP.
Odliczanie VAT od samochodu – warunki i ograniczenia
W VAT można odliczyć podatek naliczony z faktury za zakup i utrzymanie auta firmowego. Często mówi się o auto odliczenie vat, czyli możliwości obniżenia VAT do zapłaty o kwoty z faktur za samochód. W praktyce przedsiębiorca ma prawo do odliczanie vat od zakupu samochodu osobowego tylko w 50% (jeżeli auto jest używane zarówno w działalności, jak i prywatnie) lub 100% (gdy pojazd jest formalnie wyłącznie służbowy). W drugim przypadku, aby skorzystać z pełnego odliczenia, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki VAT), przyjęcie regulaminu zakazującego używania auta w celach prywatnych oraz zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26.
Od 2022 roku wprowadzono dodatkowe ograniczenie – tzw. limit VAT na samochód. Jeśli wartość auta (kwota netto wraz z nieodliczonym VAT) przekracza 150 000 zł, od podatku VAT można nadal odliczyć tylko 50% (niezależnie od sposobu użytkowania pojazdu). Pełne 100% odliczenia przysługuje tylko do tej kwoty. W rezultacie odliczenie vat od samochodu powyżej 150 tys. jest niemożliwe w całości – firma może uwzględnić jedynie połowę podatku od takiego auta.
Bardziej szczegółowo, prywatny samochód w firmie a vat nie generuje prawa do odliczenia VAT, ponieważ wydatki na auto prywatne nie są ponoszone przez firmę w ramach nabycia pojazdu. W takiej sytuacji firmie pozostaje jedynie uwzględnienie 20% poniesionych wydatków na auto jako kosztu podatkowego. Podsumowując, dla VAT główną zasadą przy samochodach osobowych jest mieszane użycie i limit 150 tys. – co zazwyczaj skutkuje 50% odliczeniem, a pełne odliczenie jest zarezerwowane dla pojazdów wyłącznie służbowych.
Samochód prywatny w firmie – rozliczanie kosztów
Samochod prywatny uzywany w firmie nie jest środkiem trwałym przedsiębiorstwa, więc nie można go amortyzować ani odliczać VAT. W praktyce odliczenie kosztów paliwa w firmie auto prywatne oznacza, że do kosztów można ująć tylko 20% poniesionych wydatków na paliwo. Podobnie tylko 20% kosztów napraw czy serwisu może trafić do KPiR. Pozostałą część wydatków traktuje się jako koszty prywatne, które nie obniżają podstawy opodatkowania.
Biorąc pod uwagę powyższe, samochod prywatny w firmie daje firmie jedynie ograniczone korzyści podatkowe. Nie trzeba prowadzić kilometrówki ani VAT-26 – wystarczy zachować faktury na wydatki i zastosować zasadę 20%. W razie wątpliwości eksperci Biura Rachunkowego Tax ProVision pomogą prawidłowo ująć te wydatki w rozliczeniu.
Leasing samochodu – podatki i koszty
Samochód w leasingu jest traktowany podobnie jak zakupiony za gotówkę. Obowiązują takie same limity wartości pojazdu – 150 tys. zł (225 tys. zł dla elektryków) przy amortyzacji lub przy uwzględnianiu rat leasingowych. Samochód w leasingu a koszty oznacza więc, że przedsiębiorca może wliczyć do KUP w 100% raty leasingowe (opłata wstępna i część kapitałową) tylko do wyznaczonego limitu. Jeśli pojazd jest droższy, tylko proporcjonalna część rat (stosunek 150 tys. zł do rzeczywistej ceny) obniża przychód firmy.
Dla VAT zasady się nie zmieniają: leasingobiorca może odliczyć 50% VAT z faktury leasingowej, jeśli auto służy także prywatnie lub 100% po spełnieniu formalności (kilometrówka, regulamin, VAT-26). W praktyce oznacza to, że odliczenie samochodu w kosztach leasingu działa jak w zakupie – obowiązują te same limity i warunki dokumentacji.
Samochody elektryczne i hybrydowe – dodatkowe możliwości podatkowe
Coraz więcej przedsiębiorców rozważa zakup samochodu elektrycznego lub hybrydowego jako auta firmowego. W 2025 roku przepisy przewidują dla nich korzystniejsze warunki podatkowe. Odliczenie samochodu od podatku w tym przypadku jest korzystniejsze – dla aut elektrycznych wynosi ona 225 000 zł, czyli o 75 000 zł więcej niż dla tradycyjnych samochodów spalinowych. Dzięki temu przedsiębiorca może zaliczyć w koszty całą wartość pojazdu elektrycznego nawet wtedy, gdy jego cena znacznie przewyższa standardowy limit 150 tys. zł. W przypadku leasingu działa ta sama zasada – samochód w leasingu a koszty w przypadku elektryka oznacza możliwość pełnego rozliczenia rat leasingowych w wyższym limicie.
Warto dodać, że dla aut elektrycznych możliwe jest również pełne odliczenie amortyzacji samochodu, jeśli mieści się on w limicie 225 000 zł. Dodatkowo przedsiębiorcy mogą liczyć na różne ulgi pozapodatkowe, np. darmowe parkowanie w wielu miastach czy możliwość poruszania się po buspasach. Połączenie tych korzyści sprawia, że odliczanie samochodu w firmie w przypadku elektryka może być jeszcze bardziej opłacalne niż w przypadku klasycznych aut. Z tego powodu wielu przedsiębiorców już dziś planuje inwestycję w pojazdy niskoemisyjne, aby wykorzystać dostępne przepisy maksymalnie efektywnie.
Koszty paliwa i ich odliczanie
Wydatki na paliwo należą do najważniejszych kosztów eksploatacyjnych samochodu. W systemie podatkowym obejmuje je kilka zasad:
- Dla celów podatku dochodowego w KPiR zazwyczaj można zaliczyć 75% kosztu paliwa, jeśli auto służy również do celów prywatnych Tylko 25% traktuje się jako koszt osobisty. W przypadku wyłącznie służbowego użytkowania, 100% wydatków na paliwo obniża przychód firmy.
- W VAT funkcjonuje odliczenie vat od paliwa. Wydatki na benzynę czy olej napędowy są dokumentowane fakturami, od których przedsiębiorca ma prawo odliczyć 50% VAT, gdy pojazd jest używany mieszanie. Aby odliczyć 100% VAT, wymagane są te same warunki jak dla samochodu (kilometrówka, regulamin, VAT-26).
Łącząc powyższe zasady, można efektywnie optymalizować wydatki na auto. Paliwo i inne koszty eksploatacyjne są częściowo odliczane z podatku dochodowego i VAT, co zmniejsza obciążenia firmy.
Ubezpieczenie samochodu i inne koszty dodatkowe
Odliczenie samochodu od podatku to nie jedyna rzecz jaką przedsiębiorca może zrobić w celu optymalizacji. Wydatki na ubezpieczenie także mogą być rozliczane w kosztach, ale podlegają ograniczeniom. Jeśli samochód kosztował więcej niż 150 000 zł, w kosztach uwzględniamy tylko część składki AC proporcjonalną do limitu. Tak samo liczymy wszelkie inne ubezpieczenia opcjonalne: NNW i GAP. OC zawsze zaliczamy w pełni.
Dodatkowo do kosztów można zaliczyć:
- przeglądy techniczne,
- naprawy,
- wymianę opon,
- wymianę szyby,
- akcesoria niezbędne do prowadzenia działalności (np. system GPS).
Tutaj również działa zasada 75% – jeśli auto jest wykorzystywane mieszanie. W przypadku samochodu tylko firmowego możliwe jest 100% ujęcie wydatków.
Samochód w kosztach firmy – szczegółowe przykłady rozliczeń
Aby dobrze zrozumieć, jak działa odliczenie samochodu od podatku, warto przyjrzeć się konkretnym przykładom:
- Przykład 1: Zakup auta za 120 000 zł netto
Przedsiębiorca kupuje samochód osobowy, którego wartość mieści się w limicie 150 000 zł. Może wówczas ująć całość odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodu. Odliczenie amortyzacji samochodu następuje w równych ratach rocznych przez 5 lat (20% rocznie). - Przykład 2: Zakup auta za 200 000 zł netto
W tym przypadku amortyzacja uwzględniana jest tylko w proporcji 150/200. To oznacza, że przedsiębiorca rozlicza 75% wartości pojazdu, czyli 150 000 zł. Pozostała część – 50 000 zł – nie obniża podstawy opodatkowania. Ten przykład dobrze obrazuje, jak limit przekłada się na realne oszczędności. - Przykład 3: Auto prywatne używane w działalności
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na samochod prywatny uzywany w firmie, to może zaliczyć w koszty jedynie 20% wydatków eksploatacyjnych. Jeśli miesięczne wydatki na paliwo, serwis i ubezpieczenie wynoszą 1000 zł, to do KPiR trafi tylko 200 zł.
Jak widać, sposób rozliczania auta w firmie znacząco wpływa na samochód w kosztach firmy i wysokość podatku.
Leasing czy zakup? Porównanie dla przedsiębiorcy
Dylemat przedsiębiorców często sprowadza się do pytania: co bardziej się opłaca – leasing czy zakup?
- Leasing:
- większa elastyczność, brak konieczności angażowania dużej gotówki,
- możliwość zaliczenia rat w koszty, ale z limitem,
- samochód w leasingu a koszty oznacza także limit 150 000 zł,
- po wykupie auta – konieczność rozliczenia VAT oraz podatku dochodowego.
- Zakup:
- od razu wprowadzamy auto do ewidencji środków trwałych,
- amortyzacja przez 5 lat daje stabilne koszty,
- dla aut droższych niż 150 tys. zł – część wartości nie będzie kosztem.
Przykład praktyczny:
Firma kupuje samochód za 140 000 zł netto. Leasing na 4 lata oznacza, że każda rata kapitałowa mieści się w limicie i całość rat trafia do kosztów. W zakupie amortyzacja obejmie całą wartość auta. W tym przypadku różnice podatkowe są niewielkie – decydują warunki finansowe.
Planowanie zakupów – limity i perspektywy
Przepisy podatkowe cały czas się zmieniają. Obecnie limity (150 tys. i 225 tys.) są ważne, ale warto śledzić planowane nowelizacje: Polska utrzyma dotychczasowe zasady odliczenia VAT od aut osobowych co najmniej do końca 2028 r. W podatku dochodowym natomiast od 2026 r. zaczną obowiązywać nowe, niższe limity. Dla aut spalinowych kwota odliczenia na samochód spadnie do 100 tys. zł, a dla aut niskoemisyjnych zostanie ustawiona na 225 tys. zł. Oznacza to, że zakup auta na kilka lat przed zmianą przepisów może pozwolić na większe korzyści podatkowe. Dowiedz się więcej o nowym limicie odliczenia samochodu 2026. Dlatego planując inwestycję w pojazd, warto omówić ją z księgowym, aby skorzystać z obecnych przepisów.
Case study – jednoosobowa działalność vs. spółka
Przykład A – JDG i samochód prywatny
Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność i używa własnego samochodu. Może w koszty wrzucić tylko 20% wydatków. Brak odliczenia VAT. To rozwiązanie najprostsze formalnie, ale najmniej korzystne podatkowo.
Przykład B – JDG i leasing
Pani Anna prowadzi sklep internetowy. Bierze auto w leasing za 120 000 zł netto. Każda rata leasingowa trafia w pełni do kosztów. Dodatkowo odlicza 50% VAT, bo korzysta z auta także prywatnie. To rozwiązanie korzystniejsze, ale wymaga faktur i ewidencji.
Przykład C – spółka z o.o. i zakup samochodu
Spółka kupuje auto elektryczne za 220 000 zł. Limit amortyzacji wynosi 225 000 zł, więc cała wartość auta jest kosztem. W VAT spółka odlicza 100%, bo auto jest wyłącznie firmowe (prowadzą kilometrówkę i mają regulamin). To przykład optymalnego rozliczenia.
Podsumowanie
Odliczenie samochodu od podatku to wyzwanie, ale przy dobrym planowaniu daje wymierne korzyści. Pamiętaj, że firma może wliczyć do kosztów większość wydatków na auto (amortyzację, paliwo, leasing), jednak z uwzględnieniem opisanych limitów. W praktyce samochód firmowy przynosi większe ulgi niż prywatny, zaś samochód w kosztach firmy należy dokumentować dokładnie, aby nie stracić prawa do odliczeń. Kwota odliczenia na samochód (obecnie 150 tys. zł) może się zmienić po zmianie przepisów, np. od 2026 roku.
Biuro Rachunkowe Tax ProVision Sp. z o.o. oferuje kompleksową pomoc w sprawach rozliczeniowych związanych z pojazdami. Nasi eksperci opowiedzą jak działa amortyzacja i odliczanie samochodu. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać fachowe wsparcie w odliczeniu samochodu od podatku i zoptymalizować koszty Twojej firmy.
FAQ – samochód w firmie
Czy można sprzedać samochód firmowy bez podatku?
Sprzedaż auta firmowego generuje przychód podatkowy. Od 2022 roku nie można już uniknąć podatku, przenosząc auto do majątku prywatnego i sprzedając po 6 miesiącach – teraz okres ten wynosi 6 lat.
Czy odliczenie dotyczy też samochodów ciężarowych?
Tak, ale zasady są inne. W wielu przypadkach możliwe jest 100% odliczanie kosztów i VAT, bez ograniczeń do 150 000 zł, pod warunkiem że pojazd spełnia definicję auta ciężarowego.
Czy ubezpieczenie AC zawsze jest kosztem?
Nie. W przypadku auta droższego niż 150 000 zł kosztem jest tylko część składki. OC natomiast zawsze można ująć w pełnej kwocie.
Co z wykupem auta z leasingu?
Jeśli samochód jest wykupiony na cele firmowe, trafia do ewidencji środków trwałych i podlega amortyzacji. Jeśli na cele prywatne – można uniknąć podatku przy późniejszej sprzedaży, ale dopiero po 6 latach.
Co obejmuje odliczenie samochodu od podatku?
Możliwość odliczenia samochodu od podatku obejmuje zarówno koszty uzyskania przychodu (amortyzacja, leasing, paliwo itd.), jak i część VAT. W praktyce oznacza to, że podatnik może zaliczyć do kosztów większość wydatków związanych z autem firmowym (w ramach obowiązujących limitów) oraz odliczyć część VAT z faktur zakupowych. Szczegóły zależą od sposobu użytkowania pojazdu – auto służbowe daje większe ulgi niż samochód prywatny w firmie.
Jak rozliczyć samochód prywatny w firmie i co można odliczyć?
Prywatny samochód w firmie nie jest środkiem trwałym, więc jego koszty rozlicza się na uproszczonych zasadach. Można ująć jedynie 20% wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu, np. odliczenie kosztów paliwa w firmie auto prywatne to tylko 20% wartości faktur za paliwo. Wydatki na ubezpieczenie, serwis czy inne naprawy także ujmujemy w 20%. VAT od takich wydatków nie podlega odliczeniu.
Jakie zasady obowiązują przy samochód w leasingu a koszty?
Leasing samochodu osobowego podlega takim samym limitom jak zakup. Do kosztów można zaliczyć raty leasingowe do wysokości 150 tys. zł netto (225 tys. dla elektryków). Jeśli cena auta przewyższa limit, jedynie proporcjonalna część rat (150/całkowita wartość) obniża dochód firmy. W VAT zasady są podobne – 50% odliczenia przy miksowanym użyciu, 100% przy ewidencji.
Czy przysługuje odliczenie VAT od paliwa zakupionego do firmowego auta?
Tak. Obecnie przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT z faktur za paliwo do samochodu osobowego używanego zarówno prywatnie, jak i służbowo. W przypadku auta używanego tylko służbowo (po spełnieniu wymogów) można odliczyć 100% VAT od paliwa. Ograniczenia 150 tys. zł nie dotyczą paliwa – traktuje się je jak zwykły wydatek.
Jak obliczyć odliczenie amortyzacji samochodu?
Amortyzację auta osobowego ustala się stawką 20% wartości początkowej rocznie. Odpis obniża podstawę opodatkowania, ale tylko do wysokości limitu (150/225 tys. zł). W praktyce kwota odliczenia na samochód (limit) oznacza, że amortyzację uwzględniamy tylko do tej wartości – ponad nią nie pomniejsza już podatku.
Facebook: FB/Tax ProVision Sp. z o.o.
Strona główna: taxprovision.pl
Adres e-mail: biuro@taxprovision.pl